电子文件可用性

电子文件可用性（useability of electronic records），管理学-档案学-电子文件管理-电子文件管理基础-目标原则，电子文件的基本属性。主要指文件可以被查找、检索、呈现或理解的特点。表现在3个方面：①电子文件是可以查询到的。用户借助于特定的途径和工具可以准确定位并查找到有关文件的信息。②电子文件信息是可以利用的。即用户可以通过浏览、下载、打印、复制等合法手段操作电子文件，达到利用的目的。③电子文件是可读、可再现的。即电子文件经过存储、传输、压缩、加密、载体转换、系统迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。为保证电子文件的可用性，电子文件应与产生它的业务过程或行为相关联，这些记录相关业务行为的电子文件之间的关联应被保存下来；应通过提供与电子文件检索和展示相关的电子文件元数据（如文件编号、格式或存储信息），来支撑电子文件的可用性。保证电子文件可用性的措施应该贯穿于全部管理工作的始终。文件流转、归档、鉴定、著录、存储、利用、保护时都要遵守相关的规定，并应保存相关记录。